왜 견적은 늘 짧게 나오는가
자기 일에 걸리는 시간을 실제보다 짧게 예상하는 경향을 심리학에서는 계획 오류(planning fallacy)라고 부릅니다. 대니얼 카너먼과 아모스 트버스키가 1970년대 말에 처음 이름을 붙였고, 이후 여러 연구에서 반복해서 확인되었습니다.
자주 인용되는 예가 있습니다. 1990년대 캐나다의 한 연구에서 졸업 논문을 쓰는 대학생들에게 완성까지 며칠이 걸릴지 물었더니 평균 약 34일이라고 답했습니다. 실제로는 평균 55일 정도가 걸렸고, 자기 예상 안에 끝낸 학생은 절반에 한참 못 미쳤습니다. 흥미로운 점은 "모든 것이 최악으로 흘러갈 경우"를 가정하고 답하게 해도 그 기한을 넘긴 학생이 적지 않았다는 것입니다.
원인으로 가장 많이 지목되는 것은 견적을 낼 때 머릿속에서 일이 순조롭게 진행되는 장면만 재생한다는 점입니다. 자료를 찾느라 헤매는 시간, 예상 못 한 오류, 중간에 끼어드는 다른 일은 그 장면에 들어 있지 않습니다. 과거에 비슷한 일이 늦어졌던 경험이 있어도 "그때는 사정이 있었다"며 이번 견적에는 반영하지 않습니다.
시간 대신 세션으로 견적 내기
뽀모도로 기법을 만든 프란체스코 시릴로는 원래 이 기법에 견적 단계를 포함시켰습니다. 하루를 시작할 때 할 일마다 몇 뽀모도로가 걸릴지 적어 두고, 하루가 끝나면 실제로 몇 개를 썼는지 옆에 적는 방식입니다.
시간 대신 세션으로 세는 데는 실용적인 이유가 있습니다. "세 시간"이라고 견적을 내면 그 세 시간 안에 휴식, 메신저 답장, 멍하니 있던 시간이 모두 섞여 버립니다. 세션은 실제로 집중한 덩어리만 셉니다. 그래서 견적과 실적을 같은 단위로 비교할 수 있고, 어디서 차이가 났는지도 보입니다.
쪼개는 기준
시릴로가 제시한 기준은 단순합니다. 다섯에서 일곱 뽀모도로를 넘는 일은 너무 커서 견적이 부정확하므로 더 작은 일로 나눕니다. 반대로 한 뽀모도로에 못 미치는 자잘한 일은 몇 개를 묶어 한 세션으로 처리합니다.
쪼갤 때는 각 조각이 "끝났는지 아닌지 판단할 수 있는 결과물"이어야 합니다. "보고서 작업"은 끝이 보이지 않지만 "2장 표 세 개 채우기"는 끝났는지가 분명합니다. 끝이 분명한 조각일수록 견적도 정확해집니다.
견적과 실적을 비교하는 법
견적을 내는 것만으로는 계획 오류가 줄지 않습니다. 줄이는 것은 비교입니다. 일주일 동안 할 일마다 견적과 실적을 나란히 적어 보세요. 대부분은 실적이 견적보다 일정한 비율로 크게 나옵니다.
- 견적 옆에 실적을 적고, 차이가 큰 일에는 이유를 한 단어로 남깁니다. "자료 찾기", "오류", "끼어든 일" 정도면 충분합니다.
- 일주일 뒤 실적을 견적으로 나눈 평균을 구합니다. 이 값이 1.5라면 앞으로의 견적에 1.5를 곱하는 것이 가장 간단한 보정입니다.
- 같은 이유가 반복된다면 그 일을 별도의 조각으로 견적에 넣습니다. 자료 찾기가 늘 한 세션씩 더 걸린다면 처음부터 "자료 찾기 1세션"을 적어 두는 식입니다.
- 종류가 다른 일은 따로 봅니다. 글쓰기와 문제 풀이의 오차 비율은 대개 다릅니다.
"이번 일"이 아니라 "비슷한 일"을 떠올리기
계획 오류를 다루는 연구에서 꾸준히 효과가 있는 방법으로 꼽히는 것은, 지금 하려는 일의 세부 사항 대신 과거에 했던 비슷한 일들이 실제로 얼마나 걸렸는지를 먼저 떠올리는 것입니다. 이를 참조 집단 예측(reference class forecasting)이라고 부릅니다.
세션 기록이 쌓이면 이 방법을 그대로 쓸 수 있습니다. "지난번 기말 리포트는 몇 세션이 걸렸지?"를 먼저 확인하고, 이번 일이 그보다 큰지 작은지만 판단하면 됩니다. 머릿속 시뮬레이션보다 기록이 훨씬 정직합니다.
하루 계획에 적용하기
견적을 하루 계획으로 옮길 때 가장 흔한 실수는 가용 세션을 전부 채우는 것입니다. 25분 세션으로 하루 열 개를 돌릴 수 있다고 해서 열 개짜리 계획을 세우면, 계획 오류 때문에 거의 확실히 밀립니다. 가용 세션의 70~80퍼센트만 채우고 나머지는 비워 두세요. 비워 둔 칸은 늦어진 일이 흡수합니다.
하루가 끝나면 오늘 끝내지 못한 일을 내일로 넘기면서 견적도 다시 냅니다. 이미 쓴 세션 수를 보면 남은 견적이 훨씬 현실적으로 나옵니다. 이 타이머는 완료한 세션 수를 화면에 보여 주므로, 하루를 마칠 때 그 숫자를 견적 옆에 옮겨 적기만 하면 기록이 됩니다.
처음 몇 주는 견적이 계속 빗나가는 것이 정상입니다. 목표는 견적을 한 번에 맞히는 것이 아니라, 빗나가는 폭과 방향을 알게 되는 것입니다. 그것만 알아도 "오늘 안에 끝날 줄 알았던 일"이 줄어듭니다.